Expertise France recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) Local(e) (H/F)

Sous l’autorité du Coordinateur du projet, et en lien fonctionnel avec l’équipe projet à Lomé (Togo) et Kampala (Ouganda) ainsi qu’avec l’équipe en charge du suivi au niveau du siège, l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) aura pour mission d’assurer le suivi financier terrain et de soutenir l’équipe projet dans les tâches de gestion administrative et logistiques.

Assurer le suivi financier terrain du projet

• Assurer le suivi et le reporting des subventions allouées aux villes partenaires.

• Gérer la caisse locale du projet.

• Centraliser les demandes d’achat et suivre les commandes jusqu’à la livraison.

• Appuyer l’équipe projet dans la gestion administrative des passations de marché et contrats de consultance.

Organiser et gérer la logistique des missions et ateliers

• Assurer la préparation logistique des missions et ateliers : réservation des hébergements, gestion des titres de voyage, visas, organisation générale voyage, réservation salle, traiteur, interprétariat.

• Effectuer des courses administratives et/ou logistiques en ville.

• Gérer le paiement des prestataires et le versement des prises en charges des participants. Réalisation du secrétariat administratif

• Traitement des courriers : rédaction, suivi, gestion du classement.

• Gérer le courrier ‘Arrivée’ et courrier ‘Départ’.

• Traduire les correspondances et les documents de l’anglais en français ou du français en anglais.

• Etablir les ordres de mission.

• Préparer l’état de paiement des indemnités de mission et des frais et avantages divers.

• Gérer les archives du projet.

• Suivre les missions des consultants et visiteurs siège.

• Faire circuler l’information pour tout événement particulier concernant l’équipe et l’organisation du bureau. Gestion des relations publiques

• Assurer l’accueil des visiteurs.

• Tenir l’annuaire interne

• Répondre aux sollicitations téléphoniques

• Prendre des rendez vous

• Assurer l’accueil des participants lors d’évènements liés au projet